תפעול אדמיניסטרטיבי

בכל יום אנחנו מנהלות ב Outsourcing בשלט רחוק ובמשרדי החברה את ה HR והאופרציה של עשרות חברות סטארט אפ. השירות שלנו מקצועי, מותאם באופן אישי לצרכי החברות וחוסך עלויות של העסקת פונקציות אופרציה ו Inhouse HR. אנו מספקות מענה שוטף, מענה בחוסר בתקנים והחלפה לחופשות לידה.

נטפל עבורכם בתחומי האופרציה ואדמיניסטרציה

באופן הכי מקצועי ומדויק

  • ריכוז נתוני השכר ותפעול כלל התהליך מול מחלקת הפיננסים / הנהלת חשבונות
  • אישור ובקרה לתלושי השכר המופקים והעברת השכר בפועל לעובדי החברה
  • התנהלות שוטפת מול מחלקת הנהלת חשבונות (דו”חות אשראי, דו”חות ספקים חסרים ועוד)
  • תפעול חשבונות הבנק בארץ ובעולם
  • הפקת חשבוניות וניהול תהליכי גבייה ותשלומים מול לקוחות החברה
  • ניהול הוצאות החברה וביצוע תשלומים לספקי החברה
  • ריכוז הוצאות בארץ ובחו”ל והפקת דו”חות נסיעה לחו”ל בהתאם
  • תפעול סעיפי התקציב המאושר לתכנית מדען ראשי (החתמת חשבוניות, דו”חות נוכחות מותאמים)
  • תפעול ביטוחי החברה – סיכונים מיוחדים (DNO, אחריות מקצועית, ניסויים קלינים ועוד), ביטוחי תכולת משרד, ביטוחים פנסיונים לעובדים.
  •  
  • הקמת תשתיות לניהול אדמיניסטרציה באופן שיטתי ומובנה
  • תיאום נסיעות לחו”ל לעובדי החברה, הסדרים עם בתי מלון, רכבים ועוד
  • תפעול כנסים בארץ ובחו”ל (טיסות, בתי מלון, רישום לכנס, GIVE AWAYS ועוד)
  • טיפול באירוח אורחי החברה המגיעים מחו”ל לביקור בארץ (בתי מלון, שירות VIP מנתב”ג, טיולים בארץ ועוד)
  • תפעול משרד שוטף
  • הזמנת מצרכי מזון וקפה
  • תפעול חברת הניקיון ואנשי האחזקה בתפעול תקלות שונות
  • ניהול תהליכי מעבר משרדים
  • הזמנת ציוד וריהוט משרדי
  • תיוק מסמכי החברה בתיקיות ענן
  • הקמת הסכמים וביצוע מו”מ מורכב מול חברות ליסינג, סלולר, אינטרנט ועוד בארץ ובעולם
  • ניהול הקמת טפסים לתהליכי רכש סודרים (הצעות מחיר, PO, תעודת משלוח ועוד)
  • עבודה מול עמילי מכס וחברות שילוח
  • ניהול תהליכי קליטה של עובדים (מעבר על הסכם חתום, הסבר על נהלי החברה, החתמת טפסי קליטה והעברתם למחלקת השכר ולסוכן הביטוח המתפעל)
  • ניהול תהליכי עזיבה של עובדים (טופס טיולים, מכתבי סיומי העסקה, יתרות פיצויים, טפסי 161 ועוד)
  • ניהול רווחת העובדים (מתנת Welcome, ימי הולדת, Happy Hour, ימי גיבוש ועוד)
  • דיני עבודה – מתן מענה על סוגיות דיני עבודה ותפעולם מול עורכי הדין של החברה

שאלות ותשובות

סטארט אפ של 5 עובדים מתחיל לייצר נפח של פעילות אדמיניסטרטיבית אשר מתופעלת רובה ככולה על ידי יזם החברה.

זמנו של היזם הינו זמן יקר, הידע המקצועי שלו בתשתיות התפעול הנדרשות הינו חלקי ולכן יש צורך בסיוע אדמיניסטרטיבי מקצועי בהיקפים קטנים. (החל מ 20 שעות חודשיות).

חשוב לציין כי לא תמיד גודל הסטארט אפ הפיזי הוא הקובע את נפח הפעילות הנדרש. לקוח עם מספר לקוחות שיש לתפעל, תהליכי גביה מורכבים יזדקק ליותר שעות תפעול מלקוח שאין לו לקוחות. (הכנסות).

השירות נקבע בהתאם לצורך של כל לקוח ולקוח ונתפר בהתאם הצורך.

אין צורך לגייס פונקציה פנימית לחברה במספר כזה של עובדים. ניתן בכמות כזו של עובדים לקבל שירות של רק  30/40 שעות חודשיות בהן ניתן לקבל מענה לכל הנושאים התפעוליים השוטפים הכוללים אדמיניסטרציה פיננסית, אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, ותפעול משרד שוטף.

חברת סטארט אפ עם 15 עובדים אך ללא הכנסות דירש ליום/יומיים בשבוע של מס שעות שירות בכל פעם במשרדי החברה, ולכל היותר בהיקף של 30/40 שעות חודשיות. במסגרת השעות יתופעלו חשבונות הבנק , יתופעלו ננהל ההעברות הנדרשות מול כל ספקי החברה, יתופעל הקשר השוטף מול הנהלת החשבונות וחשבי השכר בחברה. בסוף כל חודש תהליך השכר במלואו ינוהל על ידינו מול חשבי השכר בחברה, אנו נתפעל פעילויות רווחה השוטפות, ניהול תהליכי קליטה ועזיבה של עובדים, תפעול ביטוחי החברה, תפעול המשרד באופן שוטף והליך העברת משרדים באם יידרש. סטארט אפ של 15 עובדים ללא הכנסות יידרש ל-30/40 שעות תפעול חודשיות הכוללות – טיפול בשכר העובדים, עבודה שוטפת מול הנהלת החשבונות תפעול חשבונות הבנק והעלאת העברות בנקאיות, קשר.

חברת סטארט אפ דומה עם 15 עובדים רק עם 20 לקוחות להם יש להפיק חשבוניות הכנסה ולדאוג למעקב גביה, תידרש תוספת של כ-20 שעות חודשיות. לכן אין באמת צורך ב-50/60 שעות חודשיות להכניס עובדת INHOUSE לחברה.

חשוב לציין שירות מיקור חוץ בשונה מעובד חברה, הוא שירות אשר ניתן להגדיל ולכווץ בהתאם לצרכי החברה ולהתאים את מסגרת השעות הנדרשות לצרכים בפועל.

בהחלט ! לכל לקוח ישנה אשת קשר קבועה אשר מספקת מענה לו ולכלל עובדיה וספקיה של החברה.

שירות האדמיניסטרציה באאוטסורסינג ניתן גם במשרדי הלקוח וגם מרחוק. היקף השעות הכללי והיקף השעות במשרדי הלקוח  נקבע בהתאם לגודל החברה וצרכיה המשתנים.

רב לקוחות TOTAL ADMIN נהנים משירותי האדמיניסטרציה לפחות שנתיים/שלוש. יש לנו לקוחות כבר למעלה מ-7 ו-9 שנים במערכת, חברות סטארט אפ של כ-15 עובדים.

בנות הצוות דוברות את השפה האנגלית ומתנהלות בכתיבה ודיבור באופן שוטף כברמת שפת אם.

בהחלט כן. אנו נותנים שירותי אאוטסורסינג להחלפה לחל"ד מזה כ-11 שנה ולתקופה מינימלית של 6 חודשים.

לכל בת צוות שעובדת ב-TOTAL ADMIN יש ניסיון של לפחות 3 שנים בעבודה קודמת בחברות סטארט אפ. חשוב לציין כי רוב בנות הצוות עובדות ב-TOTAL ADMIN, יש 4 שנות ניסיון ומעלה ולרובן יש ניסיון קודם מתפעול חברות סטארט אפ כך שהניסיון המצטבר הוא למעלה מ-7 שנים!

בנות הצוות כולן בקיאות בתהליכי שכר, קליטה ועזיבה של עובדים, תהליכים פיננסיים ועבודה שוטפת מול חשבי השכר ומנהלי החשבונות של החברה, תהליכי HR, ניהול ותפעול משרד שוטף וכמובן בעלות ידע אקדמאי מתחומים שונים.

תקופת ההתקשרות המינימלית היא 6 חודשים.

השירות שלנו מעולה, אבל אל תקשיבו רק לנו

תראו מה יש ללקוחות שלנו להגיד

נשמח לעמוד לשירותכם

צרו איתנו קשר

או השאירו פרטים בטופס ואנו נחזור אליכם