אאוטסוסינג לניהול אופרציה, אדמיניסטרציה וHR
בכל יום אנחנו מנהלות ב Outsourcing בשלט רחוק ובמשרדי החברה את ה HR והאופרציה של עשרות חברות סטארט אפ והייטק.
השירות שלנו מקצועי, מותאם באופן אישי לצרכי החברות וחוסך עלויות של העסקת פונקציות אופרציה ו Inhouse HR. אנו מספקות מענה שוטף, מענה בחוסר בתקנים והחלפה לחופשות לידה.
נטפל עבורכם בתחומי האופרציה ואדמיניסטרציה
באופן הכי מקצועי ומדויק
- ניהול אופרציה פיננסית
- תפעול תהליך השכר במלואו.
- התנהלות שוטפת מול הנהלת החשבונות.
- תפעול חשבונות הבנק בארץ ובעולם.
- הפקת חשבוניות וניהול תהליכי גבייה.
- ניהול תהליכי רכש ותשלומים לספקים.
- הפקת דוחות להוצאות בארץ ובעולם.
- תפעול מדען ראשי – סעיפי תקציב ועוד.
- ניהול ביטוחי החברה – סוציאליות, אלמנטרי ודירקטורים.
- תפעול משרד שוטף
- תפעול משרד שוטף – אחזקה ועוד.
- הזמנת מצרכי מזון וקפה.
- ניהול הזמנות רכש לכלל ספקי החברה.
- הקמת תשתיות לניהול אדמיניסטרציה באופן שיטתי ומובנה.
- תפעול נסיעות לחו”ל לעובדי החברה.
- תפעול כנסים בארץ ובחו”ל.
- טיפול באירוח אורחי החברה מחו”ל.
- ניהול תהליכי מעבר משרדים.
- ניהול שיטות תיוק ב יעודי.
- ניהול אופרציית HR
- תפעול תהליכי קליטת עובדים מול מחלקת השכר ומתפעל פנסיוני.
- ניהול תהליכי עזיבת עובדים – שחרור קופות וטופס 161, ובקרה על החזרת ציוד.
- תפעול תהליכי רווחה לעובדי החברה.
- מתן מענה על סוגיות דיני עבודה שוטפות.
- ניהול רכש
- הקמת הסכמים וביצוע מו”מ מורכב.
- ניהול הקמת טפסים לתהליכי רכש סודרים.
- עבודה מול עמילי מכס וחברות שילוח.
- שירותי HR וניהול משאבי אנוש
- ניהול תהליכי גיוס מול מנהלי החברה.
- סורסינג למשרות השונות ועבודה מול חברות השמה, חבר מביא חבר.
- ניהול תהליכי קליטה ועזיבה של עובדים.
- בניית תרבות ארגונית ושיטות עבודה.
- ניהול תהליכי משוב והערכת עובדים.
- בניית תהליכי הדרכה נדרשים.
- הקמת תקציב רווחה שנתי ותפעול פעילויות הרווחה בהתאם.
- ניהול פרויקטים של תרומה לקהילה
- בניית תוכניות שכר ותגמולים.
שאלות ותשובות
סטארט אפ של 5 עובדים מתחיל לייצר נפח של פעילות אדמיניסטרטיבית אשר מתופעלת רובה ככולה על ידי יזם החברה.
זמנו של היזם הינו זמן יקר, הידע המקצועי שלו בתשתיות התפעול הנדרשות הינו חלקי ולכן יש צורך בסיוע אדמיניסטרטיבי מקצועי בהיקפים קטנים. (החל מ 20 שעות חודשיות).
חשוב לציין כי לא תמיד גודל הסטארט אפ הפיזי הוא הקובע את נפח הפעילות הנדרש. לקוח עם מספר לקוחות שיש לתפעל, תהליכי גביה מורכבים יזדקק ליותר שעות תפעול מלקוח שאין לו לקוחות. (הכנסות).
השירות נקבע בהתאם לצורך של כל לקוח ולקוח ונתפר בהתאם הצורך.
אין צורך לגייס פונקציה פנימית לחברה במספר כזה של עובדים. ניתן בכמות כזו של עובדים לקבל שירות של רק 30/40 שעות חודשיות בהן ניתן לקבל מענה לכל הנושאים התפעוליים השוטפים הכוללים אדמיניסטרציה פיננסית, אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, ותפעול משרד שוטף.
חברת סטארט אפ עם 15 עובדים אך ללא הכנסות דירש ליום/יומיים בשבוע של מס שעות שירות בכל פעם במשרדי החברה, ולכל היותר בהיקף של 30/40 שעות חודשיות. במסגרת השעות יתופעלו חשבונות הבנק , יתופעלו ננהל ההעברות הנדרשות מול כל ספקי החברה, יתופעל הקשר השוטף מול הנהלת החשבונות וחשבי השכר בחברה. בסוף כל חודש תהליך השכר במלואו ינוהל על ידינו מול חשבי השכר בחברה, אנו נתפעל פעילויות רווחה השוטפות, ניהול תהליכי קליטה ועזיבה של עובדים, תפעול ביטוחי החברה, תפעול המשרד באופן שוטף והליך העברת משרדים באם יידרש. סטארט אפ של 15 עובדים ללא הכנסות יידרש ל-30/40 שעות תפעול חודשיות הכוללות – טיפול בשכר העובדים, עבודה שוטפת מול הנהלת החשבונות תפעול חשבונות הבנק והעלאת העברות בנקאיות, קשר.
חברת סטארט אפ דומה עם 15 עובדים רק עם 20 לקוחות להם יש להפיק חשבוניות הכנסה ולדאוג למעקב גביה, תידרש תוספת של כ-20 שעות חודשיות. לכן אין באמת צורך ב-50/60 שעות חודשיות להכניס עובדת INHOUSE לחברה.
חשוב לציין שירות מיקור חוץ בשונה מעובד חברה, הוא שירות אשר ניתן להגדיל ולכווץ בהתאם לצרכי החברה ולהתאים את מסגרת השעות הנדרשות לצרכים בפועל.
בהחלט ! לכל לקוח ישנה אשת קשר קבועה אשר מספקת מענה לו ולכלל עובדיה וספקיה של החברה.
שירות האדמיניסטרציה באאוטסורסינג ניתן גם במשרדי הלקוח וגם מרחוק. היקף השעות הכללי והיקף השעות במשרדי הלקוח נקבע בהתאם לגודל החברה וצרכיה המשתנים.
רב לקוחות TOTAL ADMIN נהנים משירותי האדמיניסטרציה לפחות שנתיים/שלוש. יש לנו לקוחות כבר למעלה מ-7 ו-9 שנים במערכת, חברות סטארט אפ של כ-15 עובדים.
בנות הצוות דוברות את השפה האנגלית ומתנהלות בכתיבה ודיבור באופן שוטף כברמת שפת אם.
בהחלט כן. אנו נותנים שירותי אאוטסורסינג להחלפה לחל"ד מזה כ-11 שנה ולתקופה מינימלית של 6 חודשים.
לכל בת צוות שעובדת ב-TOTAL ADMIN יש ניסיון של לפחות 3 שנים בעבודה קודמת בחברות סטארט אפ. חשוב לציין כי רוב בנות הצוות עובדות ב-TOTAL ADMIN, יש 4 שנות ניסיון ומעלה ולרובן יש ניסיון קודם מתפעול חברות סטארט אפ כך שהניסיון המצטבר הוא למעלה מ-7 שנים!
בנות הצוות כולן בקיאות בתהליכי שכר, קליטה ועזיבה של עובדים, תהליכים פיננסיים ועבודה שוטפת מול חשבי השכר ומנהלי החשבונות של החברה, תהליכי HR, ניהול ותפעול משרד שוטף וכמובן בעלות ידע אקדמאי מתחומים שונים.
תקופת ההתקשרות המינימלית היא 6 חודשים.
בהחלט כן! ל-TOTAL ADMIN מחלקת גיוס והשמה עבור תפקידי אדמיניסטרציה ומשאבי אנוש בהייטק בכלל ובסטארט אפ בפרט.
ברשותנו מאגר מועמדים/ות בעלי ניסיון בתחום המשאבי אנוש אשר נבדוק את התאמתם לתפקיד הנדרש.