תפעול אדמיניסטרטיבי לפירמות רואי חשבון
וחברות פיננסיות
בכל יום אנחנו מנהלות ב Outsourcing בשלט רחוק ובמשרדי החברה את האופרציה וה Back office של חברות רואי חשבון, חברות סטארט אפ וחברות פיננסיות.
השירות שלנו מקצועי, מותאם באופן אישי לצרכי החברות וחוסך עלויות של העסקה Inhouse.
אנו מספקות מענה שוטף, מענה בחוסר בתקנים והחלפה לחופשות לידה.
דווקא עכשיו לקראת סגירת השנה, נטפל עבורכם בתחומי האופרציה ואדמיניסטרציה באופן הכי מקצועי ומדויק
נטפל עבורכם בתחומי האופרציה ואדמיניסטרציה
באופן הכי מקצועי ומדויק
- אופרציה פיננסית
- התנהלות שוטפת מול מחלקת הנהלת חשבונות (דו”חות אשראי, דו”חות ספקים חסרים ועוד)
- הקלדת נתונים אל תוך מערכות החברה
- תיוק מסמכי החברה בתיקיות ענן
- תפעול חשבונות הבנק בארץ ובעולם
- הפקת חשבוניות וניהול תהליכי גבייה ותשלומים מול לקוחות החברה
- ריכוז הוצאות בארץ ובחו”ל והפקת דו”חות נסיעה לחו”ל בהתאם
- תפעול סעיפי התקציב המאושר לתכנית מדען ראשי (החתמת חשבוניות, דו”חות נוכחות מותאמים)
נוכל לתת מענה גם בתחומים אלו:
- ניהול שוטף של המשרד
- הקמת תשתיות לניהול אדמיניסטרציה באופן שיטתי ומובנה
- תיאום נסיעות לחו”ל לעובדי החברה, הסדרים עם בתי מלון, רכבים ועוד
- תפעול כנסים בארץ ובחו”ל (טיסות, בתי מלון, רישום לכנס, GIVE AWAYS ועוד)
- טיפול באירוח אורחי החברה המגיעים מחו”ל לביקור בארץ (בתי מלון, שירות VIP מנתב”ג, טיולים בארץ ועוד)
- תפעול משרד שוטף
- הזמנת מצרכי מזון וקפה
- תפעול חברת הניקיון ואנשי האחזקה בתפעול תקלות שונות
- ניהול תהליכי מעבר משרדים
- הזמנת ציוד וריהוט משרדי
- אופרציית HR
- ניהול תהליכי קליטה של עובדים (מעבר על הסכם חתום, הסבר על נהלי החברה, החתמת טפסי קליטה והעברתם למחלקת השכר ולסוכן הביטוח המתפעל)
- ניהול תהליכי עזיבה של עובדים (טופס טיולים, מכתבי סיומי העסקה, יתרות פיצויים, טפסי 161 ועוד)
- ניהול רווחת העובדים (מתנת Welcome, ימי הולדת, Happy Hour, ימי גיבוש ועוד)
- ניהול רכש
- הקמת הסכמים וביצוע מו”מ מורכב מול חברות ליסינג, סלולר, אינטרנט ועוד בארץ ובעולם
- ניהול הקמת טפסים לתהליכי רכש סודרים (הצעות מחיר, PO, תעודת משלוח ועוד)
- עבודה מול עמילי מכס וחברות שילוח
פירמות רואי חשבון שאנחנו מכירות ומנוסות בעבודה מולן כחלק מניהול אופרציה פיננסית ומשאבי אנוש אצל לקוחותינו Nextage, Schindler, ERB, BDO, E&y, Guberman Group, Brooks-Keret ועוד
שאלות ותשובות
חברה של 5 עובדים מתחילה לייצר נפח של פעילות אדמיניסטרטיבית.
זמנה של ההנהלה הינו זמן יקר, הידע המקצועי שלו בתשתיות התפעול הנדרשות הינו חלקי ולכן יש צורך בסיוע אדמיניסטרטיבי מקצועי בהיקפים קטנים. (החל מ 20 שעות חודשיות).
חשוב לציין כי לא תמיד גודל הפירמה הפיזי הוא הקובע את נפח הפעילות הנדרש. לקוח עם מספר לקוחות שיש לתפעל, תהליכי גביה מורכבים יזדקק ליותר שעות תפעול מלקוח שאין לו לקוחות. (הכנסות).
השירות נקבע בהתאם לצורך של כל לקוח ולקוח ונתפר בהתאם הצורך.
אין צורך לגייס פונקציה פנימית לחברה במספר כזה של עובדים. ניתן בכמות כזו של עובדים לקבל שירות של רק 30/40 שעות חודשיות בהן ניתן לקבל מענה לכל הנושאים התפעוליים השוטפים הכוללים אדמיניסטרציה פיננסית, אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, ותפעול משרד שוטף.
בהחלט ! לכל לקוח ישנה אשת קשר קבועה אשר מספקת מענה לו ולכלל עובדיה וספקיה של החברה.
שירות האדמיניסטרציה באאוטסורסינג ניתן גם במשרדי הלקוח וגם מרחוק. היקף השעות הכללי והיקף השעות במשרדי הלקוח נקבע בהתאם לגודל החברה וצרכיה המשתנים.
רב לקוחות TOTAL ADMIN נהנים משירותי האדמיניסטרציה לפחות שנתיים/שלוש. יש לנו לקוחות כבר למעלה מ-7 ו-9 שנים במערכת, חברות סטארט אפ של כ-15 עובדים.
בנות הצוות דוברות את השפה האנגלית ומתנהלות בכתיבה ודיבור באופן שוטף כברמת שפת אם.
בהחלט כן. אנו נותנים שירותי אאוטסורסינג להחלפה לחל"ד מזה כ-11 שנה ולתקופה מינימלית של 6 חודשים.
לכל בת צוות שעובדת ב-TOTAL ADMIN יש ניסיון של לפחות 3 שנים בעבודה קודמת בחברות סטארט אפ. חשוב לציין כי רוב בנות הצוות עובדות ב-TOTAL ADMIN, יש 4 שנות ניסיון ומעלה ולרובן יש ניסיון קודם מתפעול חברות סטארט אפ כך שהניסיון המצטבר הוא למעלה מ-7 שנים!
בנות הצוות כולן בקיאות בתהליכי שכר, קליטה ועזיבה של עובדים, תהליכים פיננסיים ועבודה שוטפת מול חשבי השכר ומנהלי החשבונות של החברה, תהליכי HR, ניהול ותפעול משרד שוטף וכמובן בעלות ידע אקדמאי מתחומים שונים.
תקופת ההתקשרות המינימלית היא 6 חודשים.