העולם העסקי עבר שינויים רבים בשנים האחרונות, אופי העבודה משתנה תדיר בזכות העובדה שהעולם כולו מחובר לרשת אחת ענקית. ניתן לייצר, לשווק ולנהל כל דבר מכל מקום. אחד המודלים אשר פרצו בשנים האחרונות וייעלו סביבות עבודה רבות, הוא מיקור החוץ (Outsourcing) המאפשר חיסכון מקסימלי בעלויות תוך שמירה על רמת מקצועיות גבוהה ביותר. הצורך לשבת תחת קורת גג אחת מקבל פחות ופחות חשיבות, ולעומתו עולה חשיבותן של מקצועיות, מיומנות והתמחות, תוך מכוונות למטרה משותפת. ניהול אדמיניסטרטיבי במיקור חוץ הינו פיתרון חדשני שנוצר משילוב של התעוררות צרכים חדשים מחד ופיתוח טכנולוגיות חדשות לשימוש האדמינסטרטור מאידך. מודל של ניהול אדמיניסטרטיבי במיקור חוץ, נותן מענה לחברות סטארט-אפ ולחברות קטנות. הדינאמיות של חברות אלה דורשת מהמנכ"ל למצוא פתרונות שיאפשרו מרחב תמרון כלכלי, היענות ממוקדת לצרכים השונים וגמישות מירבית.
שיטה זו מאפשרת למנכ"ל להתרכז בתפוקה של ספק חיצוני באמצעות קביעה מוגדרת של תקציבים ויעדים לטווח ארוך; להתפנות לעיסוק בבעיות הליבה של החברה הנוגעות לפיתוח מוצר האם, גיוס השקעות והון לחברה; להעסיק עובדים מיומנים ומומחים בתחומם, תוך הימנעות מיצירת יחסי עובד- מעביד. כך, בעוד שהעובד מחויב לרמת השירות ומקבל תמיכה מקצועית ממערך מומחים, חוסך המעביד משאבים יקרים על אחזקת עובד, תנאים סוציאליים והכשרה מקצועית.
התחום האדמיניסטרטיבי אינו נתפס כתחום ליבה בחברה, ועם זאת, חשיבותו מכרעת בכול הנוגע לאפשור התנאים הנאותים לפעילות המחלקות השונות ולתיאום יעיל ביניהן. חברות סטארט-אפ דורשות אדמיניסטרציה מורכבת, שמשלבת ידע ומיומנויות טכנולוגיות, גמישות ואחריות רבה, יכולת למידה וידיעת שפות, מה שמתאפשר רק לחברה המתמחה בתחומים אלו.
ניהול אדמיניסטרטיבי במיקור חוץ מספק מענה כולל לקשיים עיקריים אלה ונוספים. באמצעות הפנייה לגוף המתמחה במתן שרותי אדמיניסטרציה מושגים מספר יתרונות מכריעים:
• עזרה בהגדרת צרכים – מערך אדמיניסטרטיבי קיים בעל ניסיון בתפעול יכול לגשת מיידית לפיתרון הבעיות הקיימות בהגדרת צרכי החברה.
• שליטה בהוצאות – החלטה על מספר שעות או סכום חודשי מראש, מה שמאפשר תכנון תקציבי לטווח ארוך.
• הוזלת עלויות – עקב הימנעות מיצירת יחסי עובד מעביד, ההעסקה של האדמיניסטרטור מוזלת.
• יעילות מירבית – המנהל האדמיניסטרטיבי שלך עובד בשבילך רק כאשר אתה באמת צריך אותו.
• מחויבות לשירותיות ונגישות – הצורך המתמיד להוכיח עמידה ביעדים מקבל תפנית עקב מניעת יחסי עובד- מעביד ועבודה על בסיס תחרותי יותר של ספק-לקוח.
• מקצוענות בגיוס והכשרה – איתור עובדים איכותיים בהתאם לצרכים המיוחדים של החברה, הכשרה ומתן תמיכה שוטפת בניסוח נהלים, קבלת החלטות ומידע מקצועי.
חשוב לציין, כי מיקור חוץ מהווה פיתרון זמני שהמשכו בתהליך השמת העובדת לתוך החברה. הנושא של השמת עובדות אדמיניסטרציה להיי-טק דורש ידע וניסיון מיוחד, עקב ייחודו של המבנה הארגוני, השפה, והמשימות הייחודיות שמאפיינות שוק זה. על מנת לקבל מענה מקצועי לאיתור עובדת המתאימה לצורכי החברה, מומלץ לפנות לשרותי השמה המתמחים בשוק זה מחברה שיודעת מהי אדמיניסטרציה באמת, ולא רק מה נדרש מהאדמינסטרטורית על הנייר.
כתבה שפורסמה באנשים ומחשבים בתאריך 25.2.2009